「今年は楽しかったよ」と言われる忘年会を開催するために幹事がやるべきことマニュアル。
「飲み会なんてこの世から消えて無くなれ」
私の本音です。
飲み会なんて悪習に何のメリットもありません。
この世から無くなって欲しいです。
もうこの時点で記事タイトルとはかなりかけ離れていますが、本気でそのように思っているのだから仕方がない。
しかし、そうは言ってもそんなことはまず不可能なことも知っています。
だからそんな少数派は、飲み会を無理矢理にでも受け入れるしかない世の中です。
私が飲み会をどのくらい毛嫌いしているかに興味があればこちらをどうぞ。
そんな考えの私が、今の職場で当番が回ってきて忘年会の幹事を任されたことがありました。
「飲み会なんて消えて無くなれ」
と思っている人間が
「忘年会の幹事をするとか何を考えているんだ！？」
という話しですよね。
ただ、飲み会嫌いだからこその何かがあるかもしれませんので、是非飲み会の幹事を任され、
「何をどうしたら良いのか分からない」
と困っている貴方は参考にしてみて下さい。
職場の飲み会は業務
職場の飲み会は業務です。
これは私が個人的に言っていることではありません。
裁判所が言っている事です。
ただし裁判所は
「飲み会だから参加しないといけない」
と言っているわけではありません。
「断ることが難しい、ほぼ半強制的に参加しなければならない会社の飲み会は業務です」
と言っています。
この判決では
「半強制的に参加しないといけない会社の飲み会で生じた経費や損害は労災。つまり会社責任なので会社が負担しなさい」
と判決しました。
飲み会好きだろうと、嫌いだろうと、この事はシッカリと知っておくべき知識です。
では、次からいよいよ幹事を任された時にやるべきこと、私が実際にやったことを詳しく紹介していきます。
引き継ぎを受ける
先ほども少し言いましたが、私の介護施設では、忘年会の幹事は当番制です。
そのため、前任者がいます。
まずは前任者から必要な事を引き継いで貰います。
主に重要な引き継ぎ事項は
◎、職場から支給される一人当たりの予算額
◎、景品等の予算
◎、必ずやるべきゲーム等
◎、定番のお店
◎、例年の概ねの参加人数
辺りです。
もし前任者がキチンとしている人なら、その後も分からない事を相談すれば良いと思います。
私の場合は超適当な人で、相談しても
「忘れた。もう幹事じゃないので知らない」
としか返してくれない人だったので、最低でも上記内容くらいは前任者が覚えている引き継ぎ時点で引き出しておきましょう。
お店を決める
忘年会を開催するお店の候補を幾つか絞っておきます。
まずはここからが全てのスタートです。
通常は
「日付の方が先じゃないの？開催日が決まってないと予約できないし」
と思うかもしれません。
しかし、私のやり方だと、お店の候補を先に絞っておくことが重要なんです。
何故か？
それは、その後に事務長へ相談に行くからです。
何も動き出さないで、いきなり事務長へ相談に行ったらどう思われるでしょうか？
「こいつ何もしないで、最初から丸投げしてくるのかよ」
です。
それは
「幹事を頑張ろう」
と受け入れた自分にとっても不本意ですよね。
そうならないためにも、まず最初は候補のお店を決めるんです。
職場の定番となっているお店も候補に入れつつ、
◎、例年参加者数を基準に、入れるお店。
◎、席と席に仕切りがないお店
（仕切りがあると盛り上がれないとの意見が多いため）
◎、その他今までにあった意見
等を考慮しつつお店を絞ります。
定番のお店は
「またこのお店～？」
と文句を言われる可能性もありますが、やはり今までの要望等も全部満たしている秀逸なお店だからこそ定番化しているので、候補には入れておくべきです。
忘年会の候補日を決める
この段階ではまだお店の候補を絞っているだけです。
そのため、お店の予約をするために次は候補日を設定します。
会社の飲み会は友人だけで集まるモノとは違いますので、自分だけで勝手に決めるわけにはいきません。
他の部署や休みの関係等を考慮して決めます。
私の場合は事務長に相談して決めました。
事務長なら事務員や施設長等、現場も役職者も、どちらの都合も把握していますので。
これ以上に相談すべき存在はいません。
私の場合は
「忘年会のことで相談したいのですが、お店の候補は調べてこんな感じなのですが、どうでしょうか？」
とお店決めも一緒に行い、お店と開催日と両方一度に決める感じでした。
事務長に相談して決めることで、もしも周囲から不満が出ても
「事務長と相談して決めた。他に都合が合う日がなかった。」
等と言えば黙らせることが出来ますので一石二鳥です。
私の場合は施設長（社長、責任者等）への連絡やスケジュール調整は事務長がやってくれました。
そのスケジュール調整には数日掛かったので、相談してから数日後に開催日が決まりました。
その場で決まる事はまずありませんので、予約の関係もあるため相談は早めにして下さい。
お店を予約する
予約は早ければ早いほど良いです。
折角候補日が決まっても、お店の予約が一杯だと予約は取れません。
通常は３ヶ月前くらいには予約をします。
更に案外忘れガチなのが、コース選択。
事前に引き継ぎを受けておいた予算額内で頼めるコースで予約を取りましょう。
ちなみに定番のお店だと
「今回は一人当たりの予算○○円で、お任せメニューでお願いできますか？」
だけでオッケーなので楽です。
「もうそんなに余裕なく、今月中に開催しないといけないんです」
という場合は定番のお店が手堅いです。
常連となっていればある程度融通を効かせてくれますので。
定番のお店もダメで、どこももう予約が取れない場合は、職場や広いホールを借りて開催する方法もあります。
その方法はイレギュラーな方法なので、今回は省略します。
もしも、需要がありそうなら作成することも考えますが・・・
シフト管理者に連絡をする
事務長がここまでやってくれるなら問題ありませんが、通常はそこまではやってくれません。
そのため、各部署のシフト管理をしている責任者に開催日を伝えます。
そうしないと、忘年会を考慮したシフトや勤務表になりませんので。
私の場合は介護施設なのでシフトですが、貴方の職場が定休制ならそこまでの配慮は必要ないのかもしれません。
ここは貴方の職場の勤務体系による部分です。
忘年会の案内を出す
忘年会の場所と開催日が決定したら忘年会の案内を出します。
各部署と職員玄関や職員通路等の職員用の共用場所にも張り出します。
ただ決定事項と案内図を付けただけの物でも良いのですが、私は
「それだけでは面白くない」
と思い、ＱＲコードを作成して、その中に注意点とか、開催予定の出し物内容、当日やること等を載せました。
そうすることで、気になる人はスマホを案内状に向けるようになります。
ＱＲコードの読み取り方が分からない職員さんは、他の人達に聞くようになります。
案内状からも職員間のコミュニケーションが生まれる仕組みです。
ＱＲコードの作成方法はそのようなサービスをしているサイトを利用しました。
ここで情報を載せたＱＲコードを作成し、そのＱＲコードの画像を保存して案内状に載せるだけです。
こんな感じにですね。
忘年会当日やることを決める
お店を決めて、開催日を決めて、
「忘年会をやります」
と案内をしてお終い。
というわけにはいきません。
忘年会当日には挨拶をしてもらったり、暇にならないように余興を用意したり、様々なことを催さないといけません。
その催しをどうするか？
これを決めます。
私の場合は
１、受付
２、注文の仕方等の案内
３、乾杯の挨拶
４、ゲーム
５、余興
６、閉めの挨拶
辺りを計画しました。
それぞれについても詳しく見ていきましょう。
忘年会当日の受付、注文の仕方
＜受付＞
職場の忘年会は職場や互助会費から費用が出るので、名簿を用意して出欠をキチンと取る必要があります。
そのため、受付をするのが普通です。
後日事務長等から
「無断で欠席した人はいる？」
等と聞かれますので、自分達のためにも必ず名簿を用意して、出欠は取っておきましょう。
＜席決め＞
席は幹事が自由に決めて良いのですが、どのように席を決めるか一つで出席率が大きく変化しますので、他の職員の要望はキチンと聞いておきましょう。
ここは出席率の話なので強い発言力の人の要望ではなく、大勢の意見を考慮して下さい。
私の職場は、事務長等役職者はくじ引きでランダムの席を希望していましたが、職員からはくじ引きで決めるのは大不評だったので、私の時は自由席にしました。
＜注文の仕方の案内＞
お店によって飲み物の注文方法が違いますので、まだ皆がそこまで盛り上がっていない最初の段階で注文の仕方を説明します。
他にも説明が必要なことがあればこの時点で一緒に説明してしまいましょう。
乾杯をしてからの説明は無謀です。
このような詳細を知るために事前に下見に行く幹事さんもいるようです。
私は最初にも言ったように、そもそも飲みの場を嫌悪していますので、事前下見なんて物凄い苦痛なことは絶対にしませんが。
電話で聞くだけです。
この辺りは貴方自身に合った方法を選択すれば良いと思います。
忘年会の乾杯
乾杯の挨拶をしてもらう人を決めて、事前に依頼をしておきましょう。
通常は一番偉い人にお願いします。
私の場合は施設長にお願いしました。
これは事務長を通してではなく、直接施設長室に行って、直接依頼をします。
そもそも幹事なのに一度も顔を見せないのは失礼ですしね。
事前に依頼しておくことがとても重要です。
「しまった！決めていなかった！」
とその場でお願いしても、
「は？知らないよ。そんなことは前もって言え。事前準備をしないで挨拶なんて私は絶対にやらない。」
と忘年会そのものの雰囲気を冷たく冷えさせてでも頑なに拒否し続ける役職者も実際にいますので。
それはそれで職場の求心力を一気に失い、自滅する役職者だと思います。
しかし、そうは言っても、幹事の不手際のせいなのも事実なので文句を言っても始まりません。
こうならないように、ここは必ず忘れずに事前に依頼しておきましょう。
それでも忘れてしまい、絶対に挨拶しない役職者なら幹事が乾杯をやるのも有りです。
忘年会のゲーム
これは定番となっているゲームをそのまま引き継いでやれば良いと思います。
貴方がゲームクリエイターなら新しいゲームを考案しても良いと思います。
しかし、そうじゃないなら、センスに自信がないなら定番ゲームをオススメします。
ほぼ間違いなくしらけるか、ゴチャ付いて終わりますので。
その代わり次で提案する余興で盛り上げて下さい。
私の職場はビンゴだったので、前任者からビンゴのオモチャを引き継ぎ、それでやりました。
問題は景品です。
予算によりますが、豪華な景品を数点にするよりも、安い景品を出来るだけ大勢に渡せるようにした方が盛り上がります。
概ね半分の人達に当たるようにしました。
それ以上にも当たるようにすると、当たった喜び・希少性が薄れすぎてしまいますので。
お菓子セットや、商品券が手堅いです。
お酒・アルコール類はオススメしません。
とても不評でした。
そもそも飲みの場なので、満たされていますので更にお酒を欲する気持ちが弱いです。
お酒好きでも
「今お酒をもらってもあんまり嬉しくないな」
と言い出します。
お酒はやめましょう。
更に一言にお酒と言っても好き嫌い、好みが人によって大きく違うようですので、安易なお酒は好まれないようです。
更に更に、純粋に重い。
持ち帰りが大変ですし、お酒好きの多くはその後に２次会に行きますので、お酒は邪魔になるようです。
持ち運びのことも考えた景品にしましょう。
忘年会の余興
＜余興は自分がやる＞
これも参加率にとても大きな影響がある部分です。
私は安易に新人や若い職員にやらせることはしたくないので、自分が準備しました。
それに自分がやるなら、成功した時には自分の成果に、失敗したときは自分の責任になるだけです。
他人にお願いすると、成功は他人の評価。
失敗は幹事の責任になり得ますので損しかないんですよね。
余興の位置付けは、
◎、中弛み解消
◎、やることなく暇になった人
◎、話に入れなくて居場所のない人
等のために行う位置付けにしました。
私が準備したのは、テーブルマジックとタロット占いです。
これらにすることで、集まってもらう必要があり、見ているだけで楽しんでもらえるので、上記の位置付けになるんですね。
＜テーブルマジック＞
テーブルマジックだと、やることがない人とか、話に入れない人にも楽しんでもらえます。
なんせ見ているだけで良いので。
それに
「なんで？何が起きたの？ねぇ分かった？」
のように周囲と話をしやすくなりますからね。
とは言っても、貴方は
「私テーブルマジックなんて出来ないし」
と言うかもしれません。
ご安心下さい。
特別な技がない素人でも仕組みさえ知っていれば今すぐにでも出来るマジックはあります。
そんなマジックも沢山紹介している動画を紹介しますので、自分にも出来そうなマジックを探して取り入れてみて下さい。
＜タロット占い＞
「私タロット占いなんて出来ません！」
はい、分かっています。
もちろん、そんな貴方に意味もなくオススメしたりしません。
もちろんタロット占いにも、スキルなく何とかする方法があるんです。
それがこのアルケミアタロットです。
このタロットカードはタロットカード一式だけではなく、占いのやり方から、そのカードの詳細まで書かれている解説書付です。
そのため、貴方がカードの意味を知らなくても何とかなるんです！
どの占い方がどんな占いに適しているのかも書かれているので、その通りにやるだけです。
私のやり方はこうです。
まず相手が占って欲しいことを聞きます。
それに合った占い方法を選択して占います。
そして、カードの意味は、そのカードのページを開いて解説書を本人に渡して自分で読んでもらいます。
あとは、
「そのカードの意味を自分でみて、何かしら思い当たることはありませんか？その自分で引っ掛かった、感じた物が占いではとても重要になってきます。」
と説明をするだけです。
これだけで結構盛り上がります。
「そんなのこのカードと解説書があれば誰でも出来るじゃん！」
と言われる事も有ります。
しかし、
「はいそうですよ！じゃあ買いますか？約３０００円になります」
と返せばこのクレームは終わりです。
何だかんだでタロット占いが一番盛り上がり、
「私を占って！次は私！」
と引っ張りダコになります。
そして、締めの時間によって《惜しまれつつ》終了となっていきます。
忘年会の締めの挨拶
これも乾杯と同じで誰でも良いのですが、依頼する時には必ず前もってお願いしておきましょう。
理由は乾杯の挨拶の時と同じです。
断る役職者が多いからです。
なんなら事前にお願いしていても、お酒を飲んだことで気が変わりドタキャンする役職者もいます。
そんな役職者は忘年会をキッカケにダメになっていきますが、そんなダメ役職者がいるのは事実ですので、締めの挨拶も最悪幹事である貴方がする覚悟はしておきましょう。
その場合に是非とも知っておいて欲しいことは
《一本締め》
と
《一丁（いっちょう）締め》
の違いです。
「いよ～お、パン」
で締めるのを一本締めと思っている人が多いのですが、これは一丁締めと言います。
周囲へうるさくならないようにと配慮して短時間で終わらせるための締め方です。
一本締めは
「パパパン、パパパン、パパパン、パン」
と１０回叩いて締める方法です。
漢字で見て、【九】回手をたたいた後に、【一】回を加えることで【丸】になります。
だから、
《最後の一回で丸く収まる》
と言う事で一本締めです
最後に
このように忘年会の幹事をし、計画を立てていると
「本当に飲み会が嫌いなの？」
と言われることがあります。
はい、最初に紹介した記事の通り、かなり嫌悪しています。
しかし、その記事でも書いている通り、職場の飲み会が嫌いなだけで人が嫌いなわけではありません。
「嫌いじゃない人達に楽しんでもらいたい」
この気持ちは持っているんです。
どうせ自分が中心で行うなら、
「良かった」
と言って欲しいじゃないですか。
飲み会好きが幹事をやると
「酒なんて飲めればなんでもいいんだよ」
「幹事をやると酒があんまり飲めないんだよな」
等と不平不満を言いがちです。
主催者が不平不満を言っている飲み会なんて開催する価値もないと私は思います。
飲み会が嫌い、お酒を飲まないからこそ、
「楽しい、参加して良かったと言われるものにしよう！」
と思えるのかもしれませんね。
この記事を読んでいる貴方は、幹事に指名されて困っているのかもしれません。
「嫌だなぁ」
と思っているのかもしれません。
しかし、どうせやらないといけないんですよね？
それなら自己評価を高めるためのチャンスと捉えて、自分の為にやってみてはいかがでしょうか？
この記事を最後まで読んでくれた意欲的な貴方になら
「楽しかった」
と言ってもらえる忘年会を開催出来ると私は思います。
「ところで、この記事を書いている貴方はどなた？」
と疑問に思った貴方は私の自己紹介もご覧ください。
私は介護に関してこのように
◎、曖昧なまま使われている部分
◎、時代の変化についていけるような情報
◎、介護に対するやる気の向上
等に関する情報を出していきますので、是非また来てくださいね。
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