【誰でも簡単】介護職員のための、人に読まれる文章を書くコツ5選【今すぐ出来る】

 介護の仕事も連絡帳、申送り帳、事故報告書、ケア記録、他の職員さん達へのお願い事項等々。

 書類作成が多くあります。


 そんな介護職員さんの中でも

「私は文章作成が苦手で」

「私が書いた事全然伝わらないんだよなぁ」

「私が文章でお願いしたことを誰も覚えていないんだよなぁ」

等と悩んでいる貴方向けの記事となっています。


 その理由はもしかしたら貴方が作成した文章は嫌煙されたり、読み難いのかもしれません。

 つまり、そもそも読まれていない可能性があります。


 そこで今回は、前職で警察官として裁判用の司法書類を沢山作成してた。

 更に今は、毎日のように何千文字ものブログ記事(文章)を書いている。


 そんな私が、貴方の読まれない文章を、読まれる文章に変えるための

『スキルのいらない』

今すぐ出来るコツをご紹介します。


 今回ご紹介する、スキルのいらない読まれる文章にするコツは全部で5つです。

◎、タイトル(伝えたい事)を書く

◎、文字の大きさを調整する

◎、太文字・強調部分を作る

◎、1文章の長さを短く

◎、改行を使いこなす


 是非これらを意識して文章を作成し、今日から貴方の文章を

『他人に読まれる文章』

に変えてみて下さい。


 きっと周囲の皆から

「貴方の書く文章は読みやすい!」

「そういえば、こんなお願い書いてあったね!やってあげるよ」

等と言われるようになってきますよ!





そもそも読まれる文章とはなに?

 結論:『読み手のことを考えている文章』


 私はツイッターで頻繁にこのような事を言っています

『介護関係者の書く本や文章は詰まらない。読み手の事を何も考えていないから読み難くて読む気も起きない』

と。


 そうなんです。

 介護関係者の書く文章の多くは読み手の事を考えていません。


 そのため、

『読まれない文章』

です。


 では読まれる文章とは何かと言うと、

『読み手のことを考えている文章』

です。


 読みたくない文章はパッと見、第一印象で

「うわっ!読みたくない」

と思わせます。


 一方の読まれる文章は、パッと見、第一印象で

「嫌だな読みたくないな」

と思わせません。


 このような文章を作成するためには

「起承転結がどうだ」

「この文字は幼稚すぎる。書き直し」

「専門職として専門用語を使え」

等々は全部一度忘れましょう。


 そんなスキルを覚える前に、今回紹介する5個を先に覚えてしまいましょう。

 スキルが一切必要なく、今すぐ貴方の文章が激変しますよ!


 それでは、貴方の文章が読まれる文章に激変する!

 スキルを必要としない文章作成のコツを見て行きましょう!




読まれる文章を書くコツ『タイトル(伝えたい事)を書く』

 結論:『何を伝えたいのかを最初に書く』


 ただ漠然とコツだけを言って行くより、実践しながらの方が分かりやすいと思います。

 そこで、介護関係者にありガチな、

『周知・お願い文』

を変えて行きましょう。


 今回変えて行く文章はこちら↓↓↓

 山田様(仮名)の臀部の表皮部分に以前より赤みがあり、排泄介助定時毎にワセリン塗布をお願いしていましたが、本日の入浴時に医務に確認して貰ったところ悪化が見られ医務処置が入りますので、排泄介助に入った際は医務を呼んで、一緒に確認をするようにお願いします。

 どうでしょうか?

 このような連絡文章を見掛けませんか?

 これはワザと読まれないように、くどい文章にしていますが、これに似たような文章は多く見掛けます。


 これって何をお願いしているのか分かるようで、分かり難いですよね。

 そこでまずは最初のコツ。

 文章の最初にタイトルを書きましょう。


 それによって、読み手が

「この文章は何を言いたいんだろう?」

を意識した上で読む事が可能です。


 この文章にこのコツを活用するとこうなります。

『山田様の臀部処置についてのお願い』
  山田様(仮名)の臀部の表皮部分に以前より赤みがあり、排泄介助定時毎にワセリン塗布をお願いしていましたが、本日の入浴時に医務に確認して貰ったところ悪化が見られ医務処置が入りますので、排泄介助に入った際は医務を呼んで、一緒に確認をするようにお願いします。 

 まだ読み難いですが、最初と比べると、何を伝えたい文章かはハッキリしましたよね。

「山田様の臀部の処置で、何かお願い事をしている文章なんだな」

と明確に分かります。




読まれる文章を書くコツ『文字の大きさを調整する』

 結論:『変にいじらない。(10.5~14)』


 これはお願い文章をパソコンで作成するときのコツと言えると思いますが、文字の大きさにも気を使いましょう。


 『山田様の臀部処置についてのお願い』
  山田様(仮名)の臀部の表皮部分に以前より赤みがあり、排泄介助定時毎にワセリン塗布をお願いしていましたが、本日の入浴時に医務に確認して貰ったところ悪化が見られ医務処置が入りますので、排泄介助に入った際は医務を呼んで、一緒に確認をするようにお願いします。  

 この文章は文字が小さくてとても読み難いですよね。

 やはり文章において、文字の大きさはかなり重要です。


 基本的にパソコンで文章を作成する時には

『文字サイズはいじらない事』

これが鉄則だと思います。


 ワードであれば、初期設定での

『文字サイズは10.5』

になっています。


 どうしてもいじる場合には

『文字サイズ11~14』

です。


 それ以外の文字サイズは上級者向けなのでオススメしません。

 先ほどの読まれない文章の文字サイズを調整するとこうなります。


『山田様の臀部処置についてのお願い』
 山田様(仮名)の臀部の表皮部分に以前より赤みがあり、排泄介助定時毎にワセリン塗布をお願いしていましたが、本日の入浴時に医務に確認して貰ったところ悪化が見られ医務処置が入りますので、排泄介助に入った際は医務を呼んで、一緒に確認をするようにお願いします。   

 通常の説明している文章と区別を付けるために、若干文字サイズを小さめにしています。

 しかし、それでも大きく読みやすくなったと思います。


 とはいえ、まだまだ読み難い文章ですよね。

 この文章を読まれる文章に変えるため、ドンドン行きましょう!




読まれる文章を書くコツ『太文字・強調部分を作る』

 結論:『重要な部分だけ強調する』


 お願い文のような短い文章だと覚えておいて欲しい部分を強調します。


 覚えておいて欲しい部分を強調することで、

「最低でもこの部分だけでも見ておいてね!」

を伝える事が可能です。


『山田様の臀部処置についてのお願い』
 山田様(仮名)の臀部の表皮部分に以前より赤みがあり、排泄介助定時毎にワセリン塗布をお願いしていましたが、本日の入浴時に医務に確認して貰ったところ悪化が見られ医務処置が入りますので、排泄介助に入った際は医務を呼んで、一緒に確認をするようにお願いします。

 いかがでしょうか?

◎、タイトル

◎、医務を呼んで、一緒に臀部状況を確認すること

この2箇所を強調しました。


 このお願い文で一番言いたい事は、

『医務と一緒に臀部状況を確認するようにして貰う事』

ですよね。


 それ以外の部分は捕捉・経緯説明です。

 そのため、それ以外の部分まで強調してしまうと、逆に読み難くなります。


 太文字にしたり、色を変えて強調する部分は重要な部分だけにしましょう。

 これだけでも中身が伝わるようになります。

 そのためこれも、文章が読まれるようになるコツと言えます。


 なお、長い文章を作成する場合には、覚えて欲しい部分だけではなく、文章の目印・アクセントとして必要です。


 私はブログ記事で「」での発言部分をアクセントとして太文字にして強調しています。

 これは覚えておいて欲しい部分ではありません。


 文章を読む上でのアクセントとして強調しています。

 アクセントを作らないと、視線が定まりにくくなり、ふわっと、漠然としてしまい、読みにくく、読むのが苦痛になります。


 もしも長い文章を作成する機会のある貴方は是非このような使い方もお試しあれ!




読まれる文章を書くコツ『1文の長さを短く』

 結論:『出来るだけ1文を短く区切る』


 昔ながらの人や、司法書類等を作成する人達に多い文章の書き方なのですが、

「出来るだけ1文で書き切れ!」

と指示してくる人がいます。


 それはその業界や時代ではそれが良いのかもしれません。

 しかし、文章を区切らずに、1文をダラダラと長く書く事は読み手のためにはなりません。


 読み手のことを考えるのであれば、1文は出来るだけ短く区切る方が良いです。

 これも例文に活用するとこうなります。


『山田様の臀部処置についてのお願い』
 山田様(仮名)の臀部の表皮部分に以前より赤みがありました。排泄介助定時毎にワセリン塗布をお願いしていました。本日の入浴時に医務に確認して貰ったところ悪化が見られ医務処置が入ります。排泄介助に入った際は医務を呼んで、一緒に確認をするようにお願いします。

 いかがでしょうか?

 今まで、1文だけだった文章に区切りが入った事で、4つの文になりました。

 このように一つ一つを短く区切ることで、息継ぎのタイミングを作れます。


 そして息継ぎをして貰うことで、そこまでの文章の理解をして貰いやすくなります。


 短い1文をそれぞれ噛み砕いて読めるので、読み手としてはとても読みやすくなります。


 しかし、これでもまだまだ読み難いと思います。

 何が嫌だって、パッと見が嫌ですよね。


 そこで、次の最後のコツでパッと見を良くしていきます!




読まれる文章を書くコツ『改行を使いこなす』

 結論:『【。】で改行をする』『スペースを開ける』


<【。】で改行をする>

 1文を区切って短くしても、パッと見は長い文章と同じです。


 貴方は

「パッと見で読む読まないとか・・・仕事を何だと思っているんだ!?いいから読め!」

と思うかもしれません。


 しかし仕事云々以前に、人は長い文章を読みたくありません。

 そのため、パッと見の印象も読まれる文章には重要な要素になります。


 そこでパッと見を良くするために活用するのが改行です。

「改行は分かったけど、何処で改行すれば良いの?」

 それは、

【。】

です。


 文章によっては【。】の度に改行すると逆に読み難くなることもあります。

 しかし、基本的には【。】で改行した方が読みやすいです。


 これも例文に活用していきましょう!


『山田様の臀部処置についてのお願い』
 山田様(仮名)の臀部の表皮部分に以前より赤みがありました。
 排泄介助定時毎にワセリン塗布をお願いしていました。
 本日の入浴時に医務に確認して貰ったところ悪化が見られ医務処置が入ります。
 排泄介助に入った際は医務を呼んで、一緒に確認をするようにお願いします。

 どうでしょうか?

 文章量は何も変わっていませんが、スッキリした文章に見えますよね。



<スペースを開ける>

 それでも、まだ少し重苦しく感じます。

 その場合には文章と文章の間に何も書かないスペースを作ると文章が軽く見えます。


 例文に活用するとこうなります。


『山田様の臀部処置についてのお願い』
 山田様(仮名)の臀部の表皮部分に以前より赤みがありました。
 排泄介助定時毎にワセリン塗布をお願いしていました。
 本日の入浴時に医務に確認して貰ったところ悪化が見られ医務処置が入ります。
 排泄介助に入った際は
医務を呼んで、一緒に確認
をするようにお願いします。

 いかがでしょうか?

 これは少しスペースを開け過ぎな印象もありますが、重苦しさは大きく減少しましたよね。

「あぁ~嫌だ。読みたくない」

との感情はそこまで強くないのではないでしょうか?


「あぁ~嫌だ。読みたくない」

 この感情を出来るだけ除去して、読まれる文章化することには成功していますよね。




どのくらい変わったのかの見比べ

 まず原文はこうでした。

 山田様(仮名)の臀部の表皮部分に以前より赤みがあり、排泄介助定時毎にワセリン塗布をお願いしていましたが、本日の入浴時に医務に確認して貰ったところ悪化が見られ医務処置が入りますので、排泄介助に入った際は医務を呼んで、一緒に確認をするようにお願いします。

 次にスキルを一切必要としない、コツを活用した文章がこちらです。


『山田様の臀部処置についてのお願い』
 山田様(仮名)の臀部の表皮部分に以前より赤みがありました。
 排泄介助定時毎にワセリン塗布をお願いしていました。
 本日の入浴時に医務に確認して貰ったところ悪化が見られ医務処置が入ります。
 排泄介助に入った際は
医務を呼んで、一緒に確認
をするようにお願いします。

 いかがでしょうか?


 流れを見てきた貴方はお分かりのように、文章自体は変えていません。

 それなのにここまで文章の印象が大きく変化します。


 もはや

「全く別の文章じゃん!」

と言っても過言ではないレベルですよね。


 細かいことを言い出せば、もっと読みやすい文章にできますが、それにはスキルを必要とします。

 まずは、スキルを必要としないこのコツを是非実践してみて下さい。


 これらを取り入れるだけで、貴方の作成する文章が今すぐ、全然違う文章に見えるレベルで大きく変化しますよ!




まとめ

 それでは最後に

『介護職員のための、人に読まれる文章を書くコツ5選』

をまとめて終わりにします。


 読まれる文章とは?

 読み手のことを考えている文章の事


 その上で、読まれる文章にするコツとは

◎、タイトル(伝えたい事)を書く

 何を伝えたいのかを最初に書くことで、何の文章かを理解してもらう。


◎、文字の大きさを調整する

 文字サイズは10.5~14にすると読みやすい。


◎、太文字・強調部分を作る

 確実に見て欲しい部分、文章のアクセントとして重要。

 強調する事で、流し読みされても意図は伝わる。


◎、1文章の長さを短く

 1文が長いと、ダラダラとしてしまい、読む事が苦痛。

 1文を短くすることで、息継ぎをし、理解もしやすくなる。


◎、改行を使いこなす

 文字が詰まっていると文章が重苦しく、第一印象が悪い。

 改行することで重苦しさがなくなり、第一印象が良くなる。


 読むか、読みたくないかは第一印象で決まる。



 今回はスキルを必要としないコツに限定することで、今すぐ貴方が取り入れる事が出来るものにしました。


 今日から貴方の文章は

「読みやすい!」

「そういえば書いてありましたね!」

と覚えてもらえる文章になりますよ!


 あとは貴方が実践するか、実践せず、今までの書き方のまま変わらないか。


 選択するのは貴方です!



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